Enterprise Resource Planning, of ERP-systemen, is software die bedrijven gebruiken om belangrijke functies te beheren en integreren. Het assisteert bij onder andere financiën, human resources, boekhouding, voorraadbeheer, klantrelatiebeheer en supply chain management. Het doel is om aan de hand van een gecentraliseerde database verschillende afdelingen binnen een bedrijf informatie te laten delen en efficiënter te laten samenwerken.
Hoe werken ERP-systemen?
ERP-systemen omvatten doorgaans modules of applicaties die zijn afgestemd op specifieke bedrijfsfuncties zoals bijvoorbeeld voorraadbeheer. Die worden dan aangepast aan de specifieke behoeften van een bepaalde organisatie en kunnen gebruikt worden om verschillende bedrijfsprocessen te automatiseren en te verbeteren. De systemen zijn dus ontworpen om bedrijven een uitgebreid overzicht te geven van hun activiteiten, maar ook om aan de hand van dat overzicht hun middelen te optimaliseren.
Wat is het verschil met een traditioneel boekhoudsysteem?
Een traditioneel boekhoudsysteem beperkt zich voornamelijk tot het bijhouden van financiële transacties. Dat werkt dus eigenlijk vaak in isolatie en communiceert niet met andere systemen binnen een bedrijf. ERP-systemen daarentegen, zijn ontworpen om verschillende afdelingen te integreren. Daardoor wordt het beheer van meerdere processen geautomatiseerd. Dat vermijdt nog een valkuil van traditionele systemen, namelijk handmatige fouten waarbij gegevens dubbel worden ingegeven in verschillende systemen.
Bovendien heeft een traditioneel boekhoudsysteem een beperkte schaalbaarheid. Wanneer kmo’s groeien bijvoorbeeld moeten ze regelmatig nieuwe systemen implementeren om de noden van het bedrijf te kunnen bijhouden. ERP-systemen zijn echter ontworpen om schaalbaar te zijn en kunnen worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf naarmate dat groeit.
Welke ERP-systemen bestaan er allemaal?
Het grootste verschil zit hem in on-premise ERP-systemen, cloud-systemen en hybride-systemen. On-premise zijn de traditionele ERP-systemen die op servers van het bedrijf zelf worden geïnstalleerd en beheerd. De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de hardware en software ligt dus bij het bedrijf zelf. Het heeft dus de volledige controle over het systeem en de gegevens. Een cloud ERP-systeem wordt aangeboden als internetdienst. De software wordt opgeslagen op de servers van de leverancier die verantwoordelijk is voor het systeem. Zo moet het bedrijf zich natuurlijk geen zorgen maken over onderhoud of beveiliging. En een hybride systeem is een combinatie van on-premise en cloud. Hierbij kan het bedrijf zelf kiezen welke delen van het systeem lokaal worden geïnstalleerd, en welke via de cloud. Wil je je uitgebreid informeren of denk je na aan een ERP-systeem in huis te halen? Je kan altijd een vakkundige aanspreken die je niet enkel uitlegt welke ERP-systemen er zijn, maar je ook helpt met het beste te vinden voor jouw onderneming.
